Cinco profesionales, tres salas: cómo organizar despachos y agendas compartidas en tu centro de psicología
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Un centro con cinco profesionales y tres salas. Cada uno viene días distintos. Cuando les preguntamos qué era lo más importante para ellos, no fue la agenda de pacientes: fue un calendario común para ver la ocupación de las salas. Saber, sin preguntar a nadie, qué sala está libre el jueves a las cinco.
Organizar despachos y agendas compartidas es otra de las preocupaciones que más se repiten en las demos. En otro centro con tres despachos lo resumían así: quieren repartirlos según el tamaño y el tipo de sesión, «sin que gane quien corre más rápido».
El problema no son las salas, es que nadie ve la ocupación
Cuando la ocupación vive en la cabeza de cada uno, o en cinco calendarios distintos, aparecen siempre las mismas situaciones:
- Mensajes para preguntar si una sala está libre, que llegan cuando la otra persona está en sesión.
- Una terapia familiar en el despacho pequeño, porque el grande lo reservó antes alguien que atiende sesiones individuales.
- Medias horas muertas entre sesiones de 60 y de 90 minutos, que nadie puede aprovechar.
- Mañanas vacías y tardes en las que falta un despacho.
Cuatro decisiones para repartir los despachos
Clasifica las salas por uso, no por número
Anota qué admite cada una: pareja o familia, infantil, individual. Con esa lista, la regla es sencilla: la sala grande es primero para las sesiones que la necesitan, no para quien la pide antes.
Reparte por bloques, no cita a cita
Varios de los centros con los que hablamos dividen la semana en bloques de mañana y de tarde. Cada bloque de sala se asigna una vez, y dentro de él cada profesional organiza sus citas. Así se negocia el espacio una sola vez, no con cada paciente nuevo.
Ordena las duraciones
Si se mezclan sesiones de 60 y de 90 minutos, agrupar las largas al principio o al final del bloque evita huecos en medio. Y decide un margen fijo entre sesiones: un centro nos pidió que fueran diez minutos.
Una sola vista de ocupación
Da igual la herramienta: lo importante es que todo el equipo mire el mismo sitio. Si hay que preguntar para saber si una sala está libre, el sistema no está funcionando.
¿Una franja fija para cada colaborador? Con matices
Asignar a cada colaborador «su» tarde parece lo más ordenado. Pero cuando ese colaborador es autónomo, conviene pensarlo dos veces.
El Estatuto de los Trabajadores (artículo 1) define el trabajo por cuenta ajena como el que se presta «dentro del ámbito de organización y dirección» de otra persona. La Ley del Estatuto del Trabajo Autónomo (artículo 1) define al autónomo justo al revés: quien trabaja «fuera del ámbito de dirección y organización» de otra persona.
Y en su sentencia 805/2020, el Tribunal Supremo cita entre los indicios de dependencia «la asistencia al centro de trabajo del empleador o al lugar de trabajo designado por éste y el sometimiento a horario», y la inserción en una organización que «se encarga de programar su actividad».
Reservar una sala no es lo mismo que cumplir un turno. La diferencia está en quién decide. No es igual que la profesional pida los jueves por la tarde y pueda cambiarlos, que el centro le diga cuándo tiene que venir.
Algunas preguntas que ayudan a ordenar esa diferencia:
- ¿Quién propone la franja? El profesional, según su propia agenda, o la dirección.
- ¿Puede cambiarla o liberarla sin pedir permiso ni dar explicaciones?
- ¿Queda por escrito qué se paga por usar el espacio, sin exigir un mínimo de horas de presencia?
Qué hacer con las mañanas vacías
«Las mañanas son nefastas», nos decía la responsable de un centro de sexología y terapia de pareja. En su caso, apenas hay demanda por la mañana, así que los despachos pasan esas horas medio vacíos. Hay varias salidas:
- Llevar lo online a las horas de más demanda. Un director de un centro con una sola sede nos contaba que la videoconsulta desde casa multiplica el espacio disponible: cada sesión online deja una sala libre por la tarde.
- Ceder salas por horas a profesionales externos que las necesiten por la mañana. Ten en cuenta que esa cesión tiene su propio tratamiento fiscal: consúltalo con tu asesoría.
- Reservar las mañanas para lo que no es sesión: informes, supervisión, formación o reuniones de equipo.
Si alguno de tus profesionales reparte la semana entre varios centros, también le ayudará tener todo en una sola agenda: lo contamos en psicólogos que trabajan en varios centros.
En Sanidalia, cada sala se da de alta como recurso y la pantalla de disponibilidad de salas asigna, de una vez, una o varias salas a uno o varios profesionales, con sus días, fechas y horario.
Cada agenda, cada paciente y cada cobro en el lugar que corresponde. Y cada sala, también.
