¿Cuándo es el mejor momento para enviar un recordatorio de cita?
Datos reales de clínicas de psicología
Más de 50.000 citas analizadasClínicas de psicología que trabajan con Sanidalia
Son las 17:40. Tu paciente de las 18:00 no ha llegado.
Tú sigues ahí, con la sala preparada y una hora que no vas a poder cobrar ni llenar con nadie más.
Si te ha pasado, no es un problema de organización tuya. Es el hueco que se abre cuando un aviso llega tarde, llega por un canal que el paciente no mira, o no llega.
Hemos mirado más de 50.000 citas reales de clínicas que trabajan con Sanidalia para ver cuándo envían sus recordatorios y qué pasa después. Esto es lo que hemos encontrado.
Una clínica, cuatro psicólogas y un recordatorio a mano
Imagina una clínica con cuatro psicólogas y una agenda llena de lunes a jueves.
Durante meses, el recordatorio lo hacía la recepcionista a mano, cuando le daba tiempo. Unas veces llamaba el día antes. Otras, por la mañana. Otras, no llegaba.
Cuando las clínicas pasan al recordatorio automático, la primera pregunta es siempre la misma: ¿cuándo lo envío?
¿Dos días antes, para que el paciente tenga tiempo de reorganizarse? ¿La víspera? ¿Dos horas antes, para que no se le olvide?
Para responder con datos y no con intuición, hemos mirado cómo lo hacen las clínicas que ya lo usan.
La respuesta corta: avisa la víspera, entre 6 y 24 horas antes; añade un segundo aviso en las últimas horas; y usa el canal que tu paciente sí mira (WhatsApp tiene la cifra más baja entre los canales con datos suficientes, aunque son pocas citas). Más abajo tienes las cifras que lo respaldan.
Lo que vemos en los datos
Analizamos citas de Sanidalia: más de 50.000 citas. Unas 17.000 de esas citas tuvieron recordatorio automático.
1. La franja más usada es entre 6 y 24 horas antes
Casi la mitad de las 17.000 citas con recordatorio llevaron el aviso en esa franja, es decir, la víspera. La segunda más usada es el aviso en las últimas 2 horas: unas 6.000 citas.
Citas con recordatorio, según cuándo se envió el aviso más cercano a la cita
Número de citas por franja (unas 17.000 citas con recordatorio en total). Es un gráfico de uso: cuenta cuántas citas, no compara resultados.
Fuente: citas de clínicas clientes de Sanidalia, solo datos agregados. Ordenadas de más a menos usadas.
2. Las citas con recordatorio se cancelan algo menos
Con recordatorio: 6,03 % de citas canceladas. Sin recordatorio: 6,50 %.
Si comparamos solo con clínicas que sí envían recordatorios (las mismas, citas con aviso frente a citas sin aviso): 6,03 % frente a 6,96 %. Casi un punto menos.
Porcentaje de citas canceladas, con y sin recordatorio
Tres comparaciones sobre los mismos datos.
- 6,03 %Con recordatorioUnas 17.000 citas
- 6,50 %Sin recordatorioUnas 29.000 citas
- 6,96 %Sin recordatorio, solo clínicas que sí envíanUnas 27.000 citas
3. Quién cancela
Entre las cancelaciones en las que consta quién cancela, la mayoría son del paciente (2,69 % de las citas) y menos, de la clínica o el profesional (1,27 %). En parte de las canceladas ese dato no se registra.
4. El canal importa
Elige un canal y mira cómo se reparten las citas de las clínicas de Sanidalia.
Citas con recordatorio por canal
Selecciona el canal para ver sus cifras.
El canal más usado.
Varios canales a la vez: el mismo aviso llega por más de una vía.
La cifra más baja de los canales con datos suficientes. Ojo: son pocas citas, así que léela con cautela.
La barra naranja muestra el peso de cada canal frente al email, en número de citas. SMS: datos insuficientes para comparar.
Una lectura honesta de estos números. Son datos reales de clínicas reales, pero no demuestran que el recordatorio por sí solo reduzca las cancelaciones. Las clínicas que activan recordatorios son también las que cuidan más su agenda. Lo que sí podemos decir: las citas con aviso se cancelan algo menos, y la mayoría de las clínicas lo envía la víspera.
Son solo clínicas clientes de Sanidalia, no el conjunto del mercado.
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La regla práctica
Con lo que vemos, esta es la combinación más sensata para una clínica:
-
La víspera (entre 6 y 24 horas antes)
Es el momento que usa casi la mitad de las clínicas. El paciente todavía puede reorganizarse y tú todavía puedes ofrecer el hueco a otra persona.
-
Un segundo aviso en las últimas horas
Cubre el olvido de última hora.
-
El canal que tu paciente sí mira
El WhatsApp es el que mejor cifra tiene entre los canales con datos suficientes.
Hacerlo a mano es posible. Hacerlo todos los días, para todos los pacientes, sin que nadie se olvide, es lo que se lleva el tiempo de recepción.
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Así lo resuelve Sanidalia
En Sanidalia no tienes que acordarte de nada. Tú eliges una vez cuándo y cómo se avisa, y se envía solo:
- Hasta tres momentos de aviso por cita, a elegir de una lista de tiempos (por ejemplo, la víspera y unas horas antes).
- Tres canales: WhatsApp, SMS y email, en el que prefieras o en varios a la vez.
- Tu propio texto: puedes escribir el mensaje que recibe el paciente, con asunto, cuerpo y firma, y ver la vista previa antes de guardar.
- Recordatorio inmediato en la primera cita del tratamiento, para que el primer día no falle nadie.
- Una configuración para toda la clínica, o una por profesional.
Configuración → Tus pacientes y sus citas → Antes de la cita
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