Guía: Alta de Pacientes, Clientes y Derivación de Tratamientos
Domina la estructura de gestión en Sanidalia: Entiende la diferencia vital entre cliente y paciente.
En Sanidalia, dar de alta a una persona no es solo crear una ficha: también define si
esa persona está siendo tratada como cliente (sin tratamiento activo) o como
paciente en tratamiento (derivado a un profesional), y si la gestión del caso será
compartida con la clínica o no.
Concepto Fundamental: Una misma persona puede ser cliente de una clínica y, cuando se crea un tratamiento,
pasar a ser paciente de un profesional concreto. Mientras exista tratamiento, el profesional asume la gestión
clínica, la facturación de las sesiones y la protección de datos derivados del tratamiento, y puede decidir
si comparte o no la gestión del paciente con la clínica.
1. Conceptos Clave: Cliente, Paciente, Propiedad y Derivación
Antes de ver los casos prácticos, es fundamental entender cómo se organiza la relación en Sanidalia:
Cliente de la Clínica
Es la persona que contacta con la clínica (por teléfono, web, recepción, etc.) y se registra en el sistema.
Mientras no exista tratamiento activo, hablamos de cliente, y la relación es principalmente
comercial y de contacto con la clínica o con el profesional que lo ha captado.
Paciente del Profesional
Cuando se crea un tratamiento y se asigna a un terapeuta, se produce la
derivación del paciente. Desde ese momento, el cliente pasa a ser paciente del profesional
durante la duración del tratamiento, y es este quien asume la gestión clínica, la facturación de las sesiones
y la protección de datos derivados de ese proceso.
Propiedad y Gestión
Durante el tratamiento, la propiedad de la gestión clínica recae en el profesional.
A través del campo “Gestión del paciente”, el profesional puede decidir
si comparte la administración con una clínica (agenda, citas, cobros...) o si la gestión
se mantiene solo en su ámbito. Si no se indica la clínica, esta no verá el tratamiento.
2. Cliente vs. Paciente y Derivación al Profesional
Nivel 1: Cliente (sin tratamiento activo)
Este nivel se define al dar de alta la ficha. La persona queda registrada como
cliente de la clínica o del profesional, según quién lo haya captado. Aquí todavía no hay
tratamiento clínico ni historia clínica en curso, solo datos de contacto y relación comercial.
Nivel 2: Paciente en Tratamiento (Derivación)
Este nivel se define cuando se crea un tratamiento y se asigna un terapeuta. En ese momento:
- El cliente se convierte en paciente del profesional mientras dure el tratamiento.
- El profesional gestiona la historia clínica, las sesiones y la protección de datos.
- Se decide si la clínica va a compartir la gestión o no.
- Cuando el tratamiento termina, la persona vuelve a ser cliente.
3. Paso a paso general para dar de alta
1
Accede al formulario de alta: Ve al menú
Pacientes → Nuevo Paciente.
Aquí estás creando la ficha de
cliente.
2
Datos Personales: Completa nombre, apellidos, identificación (DNI, NIE, etc.) y datos de contacto.
3
Origen/ámbito del cliente: Si trabajas con varias clínicas o como autónomo en distintas sedes,
selecciona en el campo correspondiente qué
clínica o entidad está vinculada a este cliente
(por ejemplo, la clínica que te lo ha derivado de palabra).
4
Configuración y Guardado: Rellena idioma, país y preferencias.
Cuando pulses
Guardar, habrás creado la ficha de cliente. El salto a paciente se producirá
al crear el tratamiento.
4. Campos Clave al Crear Tratamiento
Una vez creada la ficha de cliente, el siguiente paso es crear un tratamiento. Aquí se definen las reglas del juego:
A
Profesional del tratamiento
Eliges quién va a atender al paciente. Es el responsable clínico y legal de ese tratamiento.
B
Gestión del paciente
Indica con quién se comparte la administración. Si eliges la clínica, ella podrá ver citas y facturar a terceros.
Nota vital: Si no seleccionas la clínica en el campo "Gestión del paciente", el tratamiento quedará oculto para ella y no podrán ayudarte administrativamente.
Casos Prácticos: Elige tu Escenario
Ejemplo 1: La clínica da el alta y deriva
Situación: Recepción de "Clínica A" atiende la llamada y deriva al profesional autónomo.
- Alta de cliente: Administrativo crea la ficha como cliente de la Clínica A.
- Creación del tratamiento: Crea tratamiento y selecciona al terapeuta en el campo Profesional.
- Gestión del paciente: Selecciona Clínica A para compartir la administración.
Resultado: Cliente de la clínica. Tratamiento del profesional (visible para la clínica).
Ejemplo 2: Derivación "de palabra"
Situación: La clínica envía al paciente pero pide al profesional que haga el registro.
Clave: El profesional debe registrarlo como cliente de la Clínica A (paso 1) y compartir gestión con Clínica A (paso 3).
Resultado: Aunque el profesional tecleó los datos, legalmente es una derivación de la clínica con gestión compartida.
Ejemplo 3: Captación directa
Situación: El paciente contacta directamente al profesional (web, redes...).
- Alta: El profesional crea la ficha como cliente propio.
- Gestión: En "Gestión del paciente" selecciona su propia entidad. No selecciona ninguna clínica externa.
Resultado: Gestión total y exclusiva del profesional.
7. Resumen Visual del Flujo
Flujo de Vida del Paciente
Cliente de la Clínica
Captación y Registro
O
Cliente del Profesional
Captación y Registro
Creación del Tratamiento
El cliente se convierte en PACIENTE
Se define la gestión compartida
Fin del Tratamiento
Vuelve a estado de Cliente (Comercial)
8. Buenas Prácticas
Diferencia Cliente/Paciente
La ficha inicial es cliente. El salto a paciente es solo al crear tratamiento.
Origen Correcto
Si viene de clínica, regístralo como tal y comparte gestión.
No Reciclar
Si cambian condiciones, cierra el tratamiento y abre uno nuevo.
Revisar Gestión
Asegúrate de marcar la clínica en "Gestión del paciente" si deben colaborar.
9. Preguntas Frecuentes
¿Puedo cambiar quién lleva el tratamiento sin cerrar el actual?
No es recomendable. Para mantener la trazabilidad clínica y administrativa, es mejor cerrar el tratamiento actual y crear un nuevo tratamiento con el nuevo profesional o con las nuevas condiciones.
¿Qué ocurre si un profesional deja de colaborar con la clínica?
Los clientes que entraron por la clínica siguen siendo clientes de la clínica. Los tratamientos antiguos quedan en el histórico, pero ya no habrá activos. Los nuevos se asignarán a otros profesionales.
¿Y si el cliente me contacta directamente a mí?
Será cliente tuyo. Al crear tratamiento será paciente tuyo. Si en otros casos entra por la clínica, será cliente de la clínica y tú recibirás una derivación (recuerda compartir la gestión).
